1. Itsearviointi on oman toiminnan kehittämistä

Arvioinnin avulla saadaan tietoa siitä, mitä tuloksia toiminnalla on saatu aikaan ja miten toimintaa tulisi kehittää. Järjestön koko toiminta tulisi aina suhteuttaa siihen, mikä on toiminnalle määritelty tavoite. Arvioinnin myötä pyritään tekemään näkyväksi se, onko järjestön toiminta vastannut tavoitteita.

Järjestötoimijat ovat kohderyhmiensä ja toimintaympäristöjensä parhaita asiantuntijoita. Usein kokenut järjestötyöntekijä pystyy näkemään toiminnan kehittämistarpeita ilman muodollista palautteen keräämistä. Palautteen kerääminen, ja ennen kaikkea sen systemaattinen hyödyntäminen on silti tärkeää, jotta oman toiminnan kehittäminen perustuisi faktoihin. Systemaattinen palautteenkeruu ja dokumentaatio helpottavat myös asioiden esittämistä uskottavasti johtoryhmälle, hallitukselle tai rahoittajalle. Panostamalla arviointitiedon keräämiseen ja analysointiin saa ”kättä pidempää” sekä oman toiminnan kehittämistä että rahoittajaa varten.

Tässä oppaassa tarkoitamme itsearvioinnilla järjestön itsensä toteuttamaa oman toiminnan arviointia. Siinä toimintaa arvioidaan eri näkökulmista. Käytännössä kyse on oman toiminnan
kehittämisestä. Arviointi voidaan toteuttaa myös ulkoisena arviointina, jolloin se tilataan ulkopuoliselta toimijalta, joka arvioi toiminnan onnistumista ja tuloksellisuutta objektiivisesti.

Kehittävässä arvioinnissa tuetaan arvioinnin kohdetta tavoitteiden toteuttamisessa ja kehittämistyössä eri tavoin, ja arvioinnin tuloksia hyödynnetään jo arviointiprosessin aikana. Itsearviointi on siis luonteeltaan kehittävää arviointia mutta myös ulkopuolisen toteuttama arviointi voidaan toteuttaa kehittävällä otteella. Nykyään arvioinnissa painotetaankin usein loppuraportin sijaan arviointitiedon hyödyntämistä prosessin aikana. Palautteenkeruussa korostuu nykyään aiempaa enemmän lyhytjänteisempi tai nopeampi sykli ja siinä hyödynnetään aiempaa enemmän digitalisaation mukanaan tuomia menetelmiä.

Tässä oppaassa tarkoitamme itsearvioinnilla järjestön itsensä toteuttamaa oman toiminnan arviointia. Siinä toimintaa arvioidaan eri näkökulmista. Käytännössä kyse on oman toiminnan kehittämisestä. Arviointi voidaan toteuttaa myös ulkoisena arviointina, jolloin se tilataan ulkopuoliselta toimijalta, joka arvioi toiminnan onnistumista ja tuloksellisuutta objektiivisesti. Kehittävässä arvioinnissa tuetaan arvioinnin kohdetta tavoitteiden toteuttamisessa ja kehittämistyössä eri tavoin, ja arvioinnin tuloksia hyödynnetään jo arviointiprosessin aikana. Itsearviointi on siis luonteeltaan kehittävää arviointia mutta myös ulkopuolisen toteuttama arviointi voidaan toteuttaa kehittävällä otteella. Nykyään arvioinnissa painotetaankin usein loppuraportin sijaan arviointitiedon hyödyntämistä prosessin aikana. Palautteenkeruussa korostuu nykyään aiempaa enemmän lyhytjänteisempi tai nopeampi sykli ja siinä hyödynnetään aiempaa enemmän digitalisaation mukanaan tuomia menetelmiä.

Arvioivalla työotteella kohti joustavaa ja ajantasaista toimintaa

Itsearviointiprosessi voi käynnistää uutta ajattelua, oppimista ja muutosta. Järjestöjen toimintaa ohjaavat aina erilaiset motiivit, mutta myös tiedostamattomat tavat ja uskomukset. Toimintaa onkin hyvä tarkastella kriittisesti aika ajoin, jottei jämähdetä vanhoihin kaavoihin. Toimintaympäristön muuttuessa kannattaa pohtia sitä, toimivatko järjestön hyvät käytännöt enää tarkoituksenmukaisesti (ks. kuvio 1).

Kuvio 1. Järjestön vakiintunut toiminta ympäristöön reagoivana kehänä. Itsearvioinnissa kerätään ja luodaan tietoa omasta toiminnasta, jotta oltaisiin tietoisempia sen luonteesta ja vaikutuksista. Tietojen perusteella järjestön toimintaa on mahdollista suhteuttaa käytettävissä oleviin resursseihin sekä aikatauluttaa ja rajata toimenpiteitä. Ylipäätään on hyvä varata aika ja paikka oman tekemisen tarkastelemiselle. Itsearviointi voi myös auttaa tunnistamaan hyviä käytäntöjä ja edesauttaa niiden juurruttamista osaksi järjestöjen toimintaa. Lähimmät yhteistyökumppanit kannattaa osallistaa arviointiin ja hyödyntää arviointia ja sen tuloksia yhteistyön kehittämisessä, tämä helpottaa myös juurruttamistyötä. Esimerkiksi kehittämistyön tulosten käytäntöön vieminen helpottuu mitä aiemmin ja mitä laajemmin yhteistyökumppanit on otettu prosessiin mukaan.

Itsearviointi ja uusiutumiskyky voivat tuoda työhön lisää
motivaatiota!

Parhaimmillaan itsearviointiprosessi johtaa arvioivaan ajatteluun ja työotteeseen, jossa työn reflektoinnista tulee normaali osa työtä. Se voi lisätä ymmärrystä yksilön työn merkityksestä osana suurempaa kokonaisuutta sekä ymmärrystä kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. Itsearvioinnin kautta on myös mahdollista tuoda näkyväksi ja dokumentoida henkilöstön hiljaista tietoa ja kokemuksia. Lisäksi sen seurauksena järjestön on mahdollista tarkentaa tavoitteitaan, muokata niitä realistisemmiksi ja kenties jopa asettaa niitä aiempaa korkeammalle. Arviointitietoa keräämällä ja hyödyntämällä parannetaan järjestön toiminnan laatua.

Vaikutusten ja vaikuttavuuden selvittäminen järjestötoiminnassa

 

Tuloksia ja vaikutuksia koskeva tieto

Seurataan yksittäisten toimintojen tai toimintamuotojen tuloksia ja vaikutuksia suhteessa tavoitteisiin erilaisin keinoin. Voidaan käyttää numeerisia seurantamittareita ja -keinoja sekä myös sanallisia palautteenkeruun menetelmiä. On tärkeää hahmotella jo etukäteen oletettuja vaikutuksia ja tuloksia, joita kohti toiminnalla pyritään.