Tukipuhelimeen tulee puhelu, jossa käsitellään arkaluontoisia asioita. Kyseinen henkilö ei ehkä soita numeroon enää koskaan uudestaan. Miten olisi mahdollista saada järjestön toiminnan kehittämiselle tärkeitä tietoja ilman että soittajan anonymiteetti kärsii? Oliko puhelusta apua ja miksi?
Muun muassa tällaisia järjestöjen toiminnan erityispiirteisiin liittyviä kysymyksiä nousi esiin, kun vuonna 2015 ARTSI-projektissa mukaan olleiden 13 järjestön työntekijöitä kokoontui yhteen jakamaan arviointikokemuksiaan, onnistumisia ja haasteita. Projektissa on autettu pieniä sosiaali- ja terveysalan järjestöjä oman toiminnan arvioinnissa ja seurantatiedon tuottamisessa.
ARTSIsta on ollut välillä odottamatontakin hyötyä osallistuneille järjestöille. Keski-Uudenmaan Yhdistysverkostossa herättiin toiminnankuvauslomaketta täyttäessä pohtimaan omaa toimintaa ja alettiin miettiä uudelleen sen painopistettä. Monelle arvioinnin myötä kerätystä tiedosta on ollut apua paitsi rahoittajille raportoinnissa myös oman työn näkyväksi tekemisessä järjestölle itselleen. Kootun tiedon avulla työntekijät ja vapaaehtoiset huomaavat oman työn vaikutukset ja merkittävyyden.
Arvioinnin haasteena järjestöissä koettiin ajan riittäminen suunnitteluun, toteutukseen, raportointiin ja reflektioon. ARTSIn projektisuunnittelija Outi Linnolahti muistutti, 
että vaikka työkalujen rakentamiseen menee jonkin verran työtunteja, tavoitteena on, että arviointiajattelu juurtuu työtapoihin ja -otteeseen. Näin aikaa tulevina vuosina menee vähemmän eikä arviointia myöskään enää nähdä resurssien hukkana vaan siitä tulee luonteva osa työtä. Toimintakulttuurin kehittäminen arvioinnille myönteiseksi onkin ensiarvoisen tärkeää.
Minkä tarinan kerätty tieto kertoo?
Oleellinen huomio keskustelussa oli, että pelkkä kerätty tieto itsessään ei vielä auta toiminnan suunnittelua eteenpäin. Seuraava askel on miettiä, mitä tieto oikeasti kertoo ja avata myös raportoinnissa, miksi juuri nämä tiedot on kerätty. Esimerkiksi jutun alussa mainitussa tukipuhelimen tapauksessa voidaan systemaattisesti kerätä jotain tietoa anonymiteettiä vaarantamatta kuten soittomääriä ja mahdollisesti puhelun aikana saatua vapaamuotoista palautetta. Raportteihin on myös aukikirjoitettu, miksi jotain tietoja ei ole mahdollista saada.
Järjestöjen erityispiirteiden takia yhtä menestysreseptiä palautteen keruuseen ei ole: toisilla toimii paremmin sähköinen kysely, toisille perinteinen paperilomake. Järjestöt jakoivat tapaamisessa hyväksi koettuja käytäntöjä palautteen saamiseksi. Esimerkiksi LapCI ry:n lastenleirien osallistujien vanhemmat saavat leirikuvalinkin, kun palautekyselyn vastausprosentti on tarpeeksi suuri. Tämä on lisännyt saadun palautteen määrää.
Artsi-projekti päättyy tänä vuonna, mutta toiminta jatkuu senkin jälkeen RAY:n kohdennetulla toiminta-avustuksella. Arvioinnin työkalut järjestöjen oman toiminnan arviointiin on kerätty oppaaseen, jonka voi ladata ilmaiseksi täältä.
Teksti ja kuvat:
Hannamari Uotila
vuorovaikutuksen kehittäjä, Kuntoutussäätiö