Katja Keto, Heta-Liitto: Seuranta ja arviointi tarvitsevat vahvan ytimen

27.03.18

Heta-Liitto on varmasti aika tyypillinen järjestö, jossa on kohtuullisen pieni työntekijämäärä: teemme kovalla tohinalla valtavasti kaikkea, mutta harvoin on aikaa pysähtyä miettimään, mitä ja miten teemme. Pääsääntöisesti pysähtymiset tapahtuvat niinä hetkinä, kun rahoittajalle pitää a) raportoida mennyttä toimintaa tai b) hakea lisä- tai jatkorahoitusta. Näinäkin hetkinä motivaatio pysähtymiseen tulee ulkopuolisen pakon sanelemana. Oman toiminnan arviointi ja seuraaminen oli meille pitkään pakkopullaa.

Turkulaisittain kuitenkin tiesimme, että jottain tarttis tehrä, joten selkeytimme työnjakoa toimistollamme siten, että toiminnan seuraaminen ja arviointi kuuluu selvästi tiettyjen henkilöiden työnkuvaa ja haimme mukaan Kuntoutussäätiön Artsi-toimintaan, jossa järjestöt saavat sparrausta oman toiminnan arviointiin ja seurantaan.

Meille tärkeintä oli ensin kiinnittää huomiota siihen, mitä oikeasti seuraamme ja arvioimme. Jälkeenpäin ajateltuna takkuilevalta tuntuva seuranta ja arviointi ovat varmasti johtuneet suurelta osin siitä, että emme ole oikeastaan tienneet, mitä seuraamme ja arvioimme. Uskoaksemme meillä on Hetassa ollut kaikilla yhteinen käsitys siitä, miksi Hetan toiminta on tärkeää ja miksi tätä teemme. Emme olleet kuitenkaan riittävän hyvin sanallistaneet tavoitteitamme ja toivottuja vaikutuksia ja tuloksia. Tiesimme yleisellä tasolla, miksi teemme työtämme, mutta emme olleet tarpeeksi hyvin perillä siitä, mitä konkreettista haluamme saada aikaan.

Seurannan ja arvioinnin kehittäminen lähti meillä siis tavoitteiden uudelleenmäärittelystä sekä meidän omalla porukalla Hetan toimistolla että Artsin avulla. Toimintamme perusta ei muuttunut mihinkään, mutta tavoitteet ja sitä myötä vaikutukset ja tulokset saivat selkeämmän asun: niistä tehtiin konkreettisia, mahdollisia saavuttaa ja aiempaa helpommin ymmärrettäviä. Aiemmin ydinfysiikalta ja heprealta kuulostavat tavoitteet saivat maanläheisemmän ja realistisemman muodon, vaikka mikään perimmäinen ajatus meidän toiminnassa ei muuttunutkaan.

Tavoitteiden uudelleenmäärittelyssä keskityimme ennen kaikkea siihen, minkälainen muutos kohderyhmän edustajassa ja hänen elämäntilanteessaan toimintamme ansiosta tapahtuu. Aiemmin olimme halunneet pelastaa koko maailman kerralla, mutta nyt ymmärsimme edetä pienemmillä askeleilla ja pysyä lähellä kohderyhmän edustajia.

Tavoitteiden, vaikutusten ja tulosten uudelleenmäärittelyn jälkeen olemme kokeilleet sekä palautteen keräämistä kohderyhmiltä että vertaisarviointia Hetan toimistolla. Kun tavoitteet on määritelty realistisesti ja konkreettisesti, on paljon helpompi muotoilla palautekysymyksiä asiakkaille. Välillä on vaikea saada asiakkaita vastaamaan palautekyselyihin, mutta ei siitä ainakaan haittaa ole, jos kysymykset on selkeästi muotoiltu eikä niiden tulkitsemiseen tarvita järjestöjargonin sanakirjaa. Artsi-toiminnan myötä olemme tehneet niin toimivan palautekyselyn asiakkaille, että voimme hyvillä mielin käyttää sitä jatkossakin, joten voimme oikeasti tutkia, miten toimintamme on kehittynyt.

Asiakkailta kerättyä palautetta hyödynsimme tietysti myös vertaisarvioinnissa. On myönnettävä, että meidän on aiemmin ollut vaikea motivoida itseämme vertaisarviointiin. Meillä on pieni työyhteisö, jossa keskustellaan paljon toiminnasta ja sen kehittämisestä. Tavoitteiden, vaikutusten ja tulosten uudelleenmäärittelyn myötä saimme vertaisarviointiin kuitenkin uutta virtaa. Nyt meillä on selkeä fokus, johon keskitymme. Keskustelu rönsyilee tietysti aina ja rönsyistä kasvaa uusia, huomioonotettavia asioita. Mutta koska olemme tehneet perusteltua pohjatyötä tavoitteiden kanssa, seurannalla ja arvioinnilla on koko ajan kiintopiste, jota voi tarvittaessa muokata matkan varrella.

Artsi-toiminnassa mukana ollessamme olemme ottaneet valtavan suuria askeleita seurannan ja arvioinnin kehittämisessä. Kaikkein suurin askel on ollut pohjatyössä eli sen määrittelyssä, millaisen muutoksen haluamme työllämme saada aikaan. Artsi-toiminnan myötä olemme havahtuneet siihen, että toimiva ja onnistunut seuranta ja arviointi tarvitsee todellakin vahvan ytimen: on tiedettävä, mitä seurataan ja arvioidaan.

Katja Keto

asiantuntija, viestintä ja yhteiskuntasuhteet

Heta – Henkilökohtaisten Avustajien Työnantajien Liitto ry

Heta-Liitto on henkilökohtaisten avustajien työnantajien liitto. Heta-Liitto edistää vammaisten henkilöiden ihmisoikeuksien ja itsemääräämisoikeuden toteutumista tukemalla toimivaa ja turvallista henkilökohtaisen avustajan työnantajuutta. Lisätietoja Hetasta voi lukea osoitteesta www.heta-liitto.fi