Palautteen keräämisestä tiedon hyödyntämiseen

17.10.18

Viime vuosina järjestötoiminnan rahoittajat ovat painottaneet entistä enemmän toiminnan tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden osoittamisen merkitystä. Tämän myötä on pienissäkin sote-järjestöissä lähdetty vauhdilla kehittämään oman toiminnan arviointia ja palautteen keräämistä eri kohderyhmiltä.  ARTSIn toimintavuosien mittaan on järjestöjen arviointiosaamisessa havaittavissa selkeä kehitys. Pienemmissäkin järjestöissä on yleensä jo olemassa monia tapoja palautetiedon keräämiseen osallistujilta, vapaaehtoisilta ja yhteistyökumppaneilta.

ARTSI-prosessissa enää harvoin lähdetäänkään rakentamaan järjestön tiedonkeruun menetelmiä tyhjästä, vaan pohjalla on jo paljon hyviä lomakkeita, toimintatapoja ja kerättyjä aineistoja. Haaste voi olla jo jopa päinvastainen – lukuisia lomakepohjia ja eri tavoin kerättyä aineistoa on jo enemmän kuin tarpeeksi, ja ongelmaksi nousee suuren tietomäärän kokoaminen ja systemaattinen analysointi. Pahimmillaan vaivalla kerätty tieto on vaarassa jäädä kokonaan hyödyntämättä, jos sen analysointiin ei ole keinoja tai edes tarpeeksi aikaa.

Etenkin pienissä järjestöissä, joissa resurssit arviointiin ovat rajalliset, täytyy priorisoida. Mitä tietoa oikeasti tarvitaan? Miten kerätty tieto analysoidaan ja raportoidaan? Miten saatua tietoa hyödynnetään järjestön kehittämisessä? Miten tämä kaikki tehdään riittävän laadukkaasti ja luotettavasti, mutta niin, että siihen ei kulu suunnattomasti aikaa ja resursseja?

Järjestöt toimivat kiinnostavien, ajankohtaisten ja yhteiskunnallisesti merkittävien teemojen ja ilmiöiden parissa. Kun arvioinnin makuun on päästy, löytyy aina paljon asioita, joista olisi todella kiinnostavaa saada tietoa. Osana ARTSI-prosessia käytetään myös arvioinnin suunnittelutyökalua, jonka avulla saadaan luotua yleiskuva järjestön koko arviointimallista. Samalla hahmottuu arvioinnin kokonaisuus eri vaiheineen. Jos kokonaisuus näyttää paisuvan kuin pullataikina, on hyvä pysähtyä pohtimaan. Joskus on syytä karsia joitakin mahdollisia tiedonkeruun tapoja kokonaan pois. Silloin jää aikaa keskeisimmän tiedon keräämiselle sekä ennen kaikkea myös arviointitiedon analysoimiselle ja pitkäjänteiselle hyödyntämiselle. Kuten monessa muussakin asiassa, usein arvioinnissakin vähemmän on lopulta enemmän.

Tuuli Shinyella
Tutkija, arvioitsija
ARTSI-toiminta