TVS taas ovella – tulokset ja vaikutukset näkyviin

17.01.19

STEA:n kohdennettua (Ak) avustusta saaneiden järjestöjen on taas aika valmistautua kertomaan rahoittajalle työnsä tuloksista ja saavutuksista. Tämä tapahtuu keväällä täytettävän tuloksellisuus- ja vaikutusselvityksen (TVS) kautta. Edellisistä vuosista poiketen TVS:ään vastaa tällä kerralla vain neljäsosa eli n. 300 avustuksen saajaa https://www.stea.fi/-/tvs-raportit-toimitettu-verkkoasiointiin.

Vaikka TVS:n viimeinen palautuspäivä on vasta huhtikuun ensimmäinen ja asiat tunnetusti siirtyvät mahdollisimman pitkälle, jo nyt tammikuussa kannattaa sille antaa muutama ajatus. Tässä vaiheessa nimittäin on tärkeää varmistaa, että vastaamiseen tarvittava seurantatieto on kerätty. Jos näissä tiedoissa on nyt puutteita, niitä ehtii vielä keräämään.

STEA:han odottaa, että niin työntekijöiden, sidosryhmien, vapaaehtoisten kuin tietysti itse kohderyhmän näkemys on kartoitettu. Olennaista tietoja kerätessä ja raportoidessa on muistaa toiminnan tavoitteet, jotka on kirjattu rahoitushakemukseen. Eri ryhmien näkemystä toiminnan tuloksista ja vaikutuksista siis peilataan näihin tavoitteisiin.

Vastaustekniikkaan voi antaa hyvin yksinkertaisen perusohjeen. Lue tarkasti joka kohdassa, mitä kysytään ja vastaa nimenomaan siihen. Jos ei ole aikaisemmin vastannut TVS:ään, tai miksei muutenkin, on hyvä tässä vaiheessa varmistaa TVS-ohjeesta (löytyy mm. STEAn aineistopankista (https://www.stea.fi/aineistopankki raportointiin liittyvät ohjeet), mitä tietoja oikeastaan pitää raportoida.

Voi olla hyvä hahmotella omia vastauksiaan ensin esim. Wordiin, mutta tällöin kannattaa huomioida kunkin vastauksen rajoitettu merkkimäärä. Jossain kohtaa määrä voi tuntua rajalliselta, mutta toisaalta se kannustaa tiiviiseen vastaamisen ja turhien korulauseiden välttämiseen sekä näin parhaimmillaan kirkastaa vastaajan sanomaa. On kuitenkin tärkeä muistaa kertoa kaikki olennainen, myös se perustyö, jota on mahdollisesti tehty vuosia. Helposti voi käydä niin, että keskittyy uusien toimintamuotojen raportointiin, jolloin kokonaisuus saattaa kärsiä ja rahoittaja ei saa kuvaa toiminnan laajuudesta. Niin ikään olennaista on kuvata tarkkaan, miten, milloin ja keneltä tieto on kerätty. Näin todennetaan, että vastaus perustuu kerättyyn tietoon eikä epämääräiseen mutuarvioon.

Ja vielä lopuksi pieni vinkki. Voi käydä niin, kaikesta yrityksestä huolimatta, että seurantatieto jää joltain osin vajaaksi. Tällöin ei kannata jäädä voivottelemaan tätä ja perustelemaan asiaa esimerkiksi ”vaikealla kohderyhmällä, jolta ei saa vastauksia”. Monilla muillakin järjestöillä voi olla ryhmiä, jotka eivät kykene tai halua vastata esim. perinteiseen lomakekyselyyn. Tällöin on keskityttävä siihen tietoon, jota on olemassa ja tulevana vuonna pohtia uusia, innovatiivisempia tapoja kerätä tietoa.

Ennen kaikkea vastaamaan kannattaa lähteä positiivisella mielellä, ajatuksena ”Tätä kaikkea saimme järjestössämme aikaiseksi, näin kohderyhmämme elämä parani”.

Kimmo Terävä
Tutkija, työelämän kehittäjä
ARTSI-toiminta