Opas ja malleja arviointiin ja palautteen keräämiseen

ARTSI-projektissa julkaistussa uudessa oppaassa esitellään työkaluja sosiaali- ja terveysalan järjestöjen itsearviointiin.

Oppaassa on mukana laaja-alainen malli itsearvioinnin toteuttamiseen sekä palautteenkeruun menetelmiä eri kohderyhmille. Ne perustuvat Kuntoutussäätiön ARTSI-projektin aikana tehtyyn kehittämistyöhön sekä aiempiin kokemuksiin arviointihankkeista.

Tutustu oppaaseen täältä

 

Tältä sivustolta löytyvät mallit on kehitetty ARTSI-projektissa pienten sosiaali- ja terveysalan järjestöjen käyttöön. Mallit soveltuvat myös isommille järjestöille sekä projektien käyttöön, ja ovat kaikkien vapaasti hyödynnettävissä.

Voit hyödyntää malleja ja kyselylomakkeita sellaisenaan, räätälöidä itsellesi sopivan lomakkeen tai poimia lomakkeista kysymyksiä, joiden avulla voit kerätä palautetta suullisesti tai poimia ideoita palautteen keräämiseksi havainnoimalla.

RAY-rahoitteisen toiminnan raportoinnissa (Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys eli TVS) järjestöjä pyydetään esittämään toiminnan toteuttajien, kohderyhmän, sidosryhmien sekä vapaaehtoisten näkemyksiä järjestetystä toiminnasta. Näiden työkalujen avulla voi kerätä edellä mainittuja tietoja.

Omalle järjestölle sopivaa lomaketta valitessa kannattaa kiinnittää huomiota arviointitiedon hyödynnettävyyteen. Pitkien, paljon avokysymyksiä sisältävien lomakkeiden hyödyntäminen vaatii enemmän resursseja kuin lyhyiden, numeerisia kysymyksiä sisältävien lomakkeiden.

Tämä sivu päivittyy projektin edetessä ja tänne lisätään malleja ja ideoita järjestöjen arvioinnin tueksi.

1. Itsearviointi

Itsearviointi on osa oman toiminnan kehittämistä ja suunnittelua. Sen avulla tuotetaan tietoa omasta toiminnasta, sen tuloksista, sekä toimintaan liittyvistä kehittämistarpeista. Itsearvioinnin mallit soveltuvat sekä organisaation että projektin arviointiin. Itsearviointi kannattaa toteuttaa yhdessä henkilöstön kanssa keskustellen, jolloin se on myös yksi tapa osallistaa henkilöstö toiminnan suunnitteluun. Myös hallituksen voi halutessaan osallistaa itsearvointiin eri tavoin.

Toiminnankuvauslomake (docx) | (odt) | (swe) soveltuu parhaiten sellaisille toimijoille, joilla ei ole aikaisempaa kokemusta itsearvioinnista. Yksinkertainen toiminnankuvauslomake auttaa jäsentämään toimintaa, sen tavoitteita, keinoja sekä tavoiteltuja tuloksia. Lomake on tarkoitettu ohjaamaan henkilöstön yhdessä käymää itsearviointikeskustelua, keskustelun keskeiset kohdat kirjataan lomakkeeseen. Täytetyn lomakkeen voi viedä tiedoksi/kommenteille järjestön hallitukselle osana toiminnan kehittämistä.

Itsearviointilomake (docx)(odt) | (swe) soveltuu parhaiten sellaisille toimijoille, jotka jäsentävät toimintaansa hyvin, ja joille tavoite-keino-tulos -ajattelu on tuttua. Tämä on hieman kehittyneempi itsearvioinnin väline. Lomake on tarkoitettu ohjaamaan henkilöstön yhdessä käymää itsearviointikeskustelua, keskustelun keskeiset kohdat kirjataan lomakkeeseen. Täytetyn lomakkeen voi viedä tiedoksi/kommenteille järjestön hallitukselle osana toiminnan kehittämistä. Suurin hyöty tästä työkalusta saadaan, kun henkilöstöllä on käytössä muun palautteenkeruun tulokset ennen itsearviointikeskustelua. Tällöin lomakkeeseen voidaan kirjata muutkin kun henkilöstön omat kehittämisideat.

Itsearviointikyselyä (docx)(odt)(swe) on mahdollista hyödyntää useamman henkilön työllistävissä järjestöissä tai projekteissa. Itsearviointia varten on luotu kyselypohja, joka koostuu samoista teemoista ja kysymyksistä kuin itsearviointilomake ja siinä esitetyt apukysymykset. Kysely lähetetään (mieluiten sähköisesti jos mahdollista) kaikille kyseiseen toimintoon osallistuneille työntekijöille, jotka voivat anonyymisti vastata kyselyyn. Kyselyn tulokset kootaan yhteen, jonka jälkeen ne on hyvä tuoda keskustelun pohjaksi esimerkiksi yhteiseen itsearviointikeskusteluun tai -työpajaan, johon osallistuvat mahdollisuuksien mukaan kaikki kyselyyn vastanneet.

Itsearviointi hallitukselle (docx)(odt)(swe) -kyselylomakkeen avulla voidaan kerätä palautetta järjestön hallitukselta. Vaikka järjestön hallitus toimiikin yleensä vapaaehtoispohjalta, se usein mielletään ainakin välillisesti toiminnan toteuttajaksi. Lomake on hyvä tapa osallistaa hallitusta järjestön itsearviointiin ja toiminnan kehittämiseen. Hallituspalaute kannattaa kerätä ja analysoida ennen työntekijöiden tekemää itsearviointia, jolloin sen tulokset voidaan huomioida itsearviointia tehdessä.

Yksilötason itsearviointi (docx)(odt)(swe) -työkalun avulla on mahdollista tarkastella yksittäisen työntekijän työtehtävien vastaavuutta järjestön/toiminnan tavoitteeseen.

2. Palautteen kerääminen toiminnan kohderyhmiltä

Seuraavassa on esitelty kyselylomakemalleja palautteen keräämiseen kohderyhmiltä. Kannattaa kiinnittää huomioita vastaajan taustaa selvittäviin kysymyksiin; ovatko vastaajan taustatiedot teille olennaisia, vai voidaanko niitä karsia?

Ryhmän palautekyselyn (docx)(odt)(swe) avulla voi kerätä tietoa kohderyhmällenne järjestetystä ryhmätoiminnasta. Lomake soveltuu esimerkiksi vertais- tai muuhun ryhmätoimintaan.

Neuvontapalvelun palautekyselyn (docx)(odt)(swe) avulla voit kerätä palautetta neuvonta-/tukipalvelusta. Palautelomakkeita ja palautuslaatikon voi jättää vastaanottotilan ulkopuolelle, tai pyytää asiakasta täyttämään lomakkeen käynnin aikana.

Tapahtuman palautekyselyn (docx)(odt)(swe) avulla voi kerätä tietoa kohderyhmälle järjestetystä tapahtumasta. Se soveltuu palautteen keräämiseen erilaisista tapahtumista ja tilaisuuksista.

Koulutuksen palautekyselyn (docx)(odt)(swe) avulla voit kerätä palautetta järjestönne järjestämään koulutukseen osallistuneilta.

3. Palautteen kerääminen sidosryhmiltä ja yhteistyökumppaneilta

Nämä kyselylomakemallit on tarkoitettu palautteen keräämiseen sidosryhmiltä.

Sidosryhmäkysely (pitkä) (docx)(odt)(swe)

Sidosryhmäkysely (lyhyt) (docx) | (odt) | (swe)

4. Palautteen kerääminen toiminnassa mukana olevilta vapaaehtoisilta

Nämä kyselylomakemallit on tarkoitettu palautteen keräämiseen toiminnassanne mukana olevilta vapaaehtoisilta. Kannattaa kiinnittää huomioita vastaajan taustaa selvittäviin kysymyksiin; ovatko vastaajan taustatiedot teille olennaisia, vai voidaanko niitä karsia?

Vapaaehtoiskysely (pitkä) (docx)(odt)(swe)

Vapaaehtoiskysely (lyhyt) (docx)(odt) | (swe)

5. Muita arviointityökaluja

Arvioinnin suunnittelu -työkalulla (docx)(odt)(swe) on mahdollista suunnitella arviointia näkökulmittain. Työkaluun kirjataan arviointikohteet, se keneltä tietoa kerätään, tiedonkeruu menetelmät/indikaattorit, aikataulut sekä vastuuhenkilö(t). Näiden lisäksi samaan taulukkoon voidaan kirjata myös suunnitelma tulosten hyödyntämisestä.

Arviointitiedon hyödyntämisen -työkalua (docx)(odt)(swe) voi hyödyntää (itse)arvioinnista ja kerätystä palautteesta esiin nousseiden kehittämiskohteiden työstämiseen.

Arvioinnin vuosikello (pptx)(odp)(swe) on yksinkertainen toiminnan jäsentämisen työkalu. Sen avulla voi suunnitella ja aikatauluttaa järjestön toimintaa niin että arviointiin, seurantaan ja palautteen keräämiseen liittyvät toimenpiteet palvelevat mahdollisimman hyvin järjestön suunnittelu- ja raportointisyklejä. Itsearviointi tuottaa keskeiset tiedot järjestön suunnittelu- ja raportointiasiakirjoihin, joten oikein rytmitettynä ne muodostavat johdonmukaisen kokonaisuuden ja säästävät aikaa ja vaivaa. Vuosikellon toimintoja voi siirtää, nimetä uudelleen ja kopioida oman järjestön toimintaan sopivaksi.

Suullisen palautteen kerääminen ja hyödyntäminen -excelpohjaan (xlsx)(ods)(swe) voi kirjata suullisesti saatua palautetta sekä palautteesta nousevia kehittämistarpeita ja -ideoita.

Tilastointityökalu (xlsx) | (ods)(swe) on yksinkertainen esimerkki siitä miten järjestöön tulleita puheluita, sähköposteja, tapaamisia jne voidaan tilastoida. Sen avulla voidaan kerätä RAY:n TVS-lomakkeessa kysyttyjä indikaattoreita. Lisäksi työkalu sisältää esimerkkejä siitä kuinka tilastoyhteenvedot voidaan esittää piirakkakuvion muodossa.

Kehittämisideoiden koontityökaluun (docx)(odt) | (swe) voidaan kirjata ylös kehittämisideoita pitkin vuotta. Jotta ideat eivät unohdu, on niitä hyvä kirjata ylös säännöllisesti. Työkaluun kirjataan mistä kehittämisidea on tullut ja millä aikataululla siihen tulisi puuttua.

Seurantamatriisiin (docx)(odt)(xlsx)(ods)(swe) kirjataan kunkin osatavoitteen alle konkreettiset toimenpiteet, joiden etenemistä arvioidaan. Jokaiselle toimenpiteelle asetetaan seurantaindikaattori sekä tavoitetaso, joka tulee olla saavutettu projektin päätyttyä.