3. Tiedonkeruu kohderyhmiltä

Tässä osiossa käydään läpi tiedon keruun perusteita ja eri vaihtoehtoja erityisesti kohderyhmältä eli niiltä ihmisiltä, jotka ovat osallistuneet toimintaan. Mukana on myös erilaisiin tilanteisiin ja toimintoihin sopivia konkreettisia lomakemalleja.

 

Kohderyhmän arviot toiminnasta ja sen hyödyistä ovat erityisen tärkeitä

Kohderyhmällä tarkoitetaan niitä ihmisiä, joiden hyvinvoinnin parantaminen on järjestön tavoite. Kohderyhmäläiset osallistuvat järjestön toimintaan. He ovat esim. ryhmissä ja olohuoneissa kävijöitä, koulutuksiin osallistujia jne. Heidän näkemyksensä toiminnasta ja sen hyödyistä ovat erityisen tärkeitä niin raportoinnin kuin oman toiminnan kehittämisen näkökulmasta. Kohderyhmäpalautetta kerättäessä tulee huomioida, että palautetta kerätään kattavasti ja tarkoituksenmukaisin keinoin järjestön kaikkien toimintamuotojen eri kohderyhmiltä. Kuten STEAkin sanoo, tärkeintä on kysyä osallistujila itseltään, miten he toiminnan kokivat, mitä hyötyä he siitä saivat.

Seuraavat aihealueet ovat keskeisiä näkökulmia palautetta kerättäessä:

  • Vastaajan taustatiedot
  • Toiminnan sisältö ja toteutus: Kuinka toiminta ja valitut toimintamuodot vastaavat tavoitteisiin? Mitä määrälliset seurantatiedot kertovat?
  • Toiminnan tulokset ja vaikutukset: Mitä hyötyä toiminnasta on? Ovatko oletetut vaikutukset toteutuneet? Mitä määrälliset seurantatiedot kertovat?
  • Toiminnan kehittämistarpeet

Miten tietoa kerätään kohderyhmältä?

Kunkin kohderyhmän erityispiirteet määrittävät, kuinka palautetta on mahdollista kerätä. Palautteenkeruuta suunniteltaessa tulee jo etukäteen pohtia vastaajien mahdollisia rajoitteita esimerkiksi lomakekyselyihin vastaamisessa. Joiltakin kohderyhmiltä helpoin tapa kerätä palautetta on kyselylomakkeet (paperinen tai sähköinen) kun taas toisilta kohderyhmiltä palautteen saa vaivattomimmin haastattelemalla ja/tai havainnoimalla. Tällöin on erityisen tärkeää kirjata muistiin suullisesti tai havainnoimalla saatu palaute.

Myös toiminnan luonne osaltaan määrittää kuinka palautetta on mahdollista kerätä. Kurssimuotoisessa ryhmätoiminnassa, jossa on selkeä alku ja loppu, on taas mahdollista kerätä alku- ja loppupalautetta, joiden kautta on mahdollista tarkastella ryhmätoiminnan vaikutuksia suhteessa toiminnan tavoitteisiin.

On kuitenkin syytä muistaa, ettei toimintaan osallistuneita pidä rasittaa liikaa jatkuvilla kyselyillä. Matalan kynnyksen toimintaan kuuluu myös mahdollisuus anonymiteettiin, joten toimintaan osallistuneita ei välttämättä pysty tavoittamaan enää uudestaan. Yleissääntönä voikin todeta, että tietoa olisi hyvä kerätä vielä silloin kun ihmiset ovat paikalla. Tämä koskeen niin ryhmätoimintaan kuin esimerkiksi valmennuksia.

Lomakkeita ja haastattelupohjia rakennettaessa on aina tärkeä pohtia, mitä tietoa tarvitaan niin rahoittajalle kuin omaan kehittämiseen. Joka kysymyksen kohdalla on hyvä miettiä, mihin tätä tietoa todella tarvitaan. Kannattaa kiinnittää huomioita myös vastaajan taustaa selvittäviin kysymyksiin; mitkä vastaajan taustatiedot ovat teille olennaisia vastausten analysoinnin kannalta, ja mitä taustatietoja olette mahdollisesti jo muuten keränneet toimintaan osallistuneista? Näin kysely pysyy riittävän kevyenä ja siihen on helpompi motivoivia vastaamaan.

Kohderyhmän kokemien hyötyjen selvittämiseen voi käyttää esim:

  • Kyselylomakkeen tavoitepatteristoa, johon on muotoiltu toiminnan oletetut vaikutukset väittämämuotoon. Vastaajaa pyydetään tällöin arvioimaan näiden toteutumista.
  • Avokysymyksellä lomakkeessa tai haastattelussa, jolloin vastaajaa pyydetään kertomaan omin sanoin niistä hyödyistä, joita hän kokee toiminnasta saaneen.
  • Alku- ja loppumittauksella. Ihannetapauksessa koettuja hyötyjä selvitetään kysymällä samat kysymykset ennen ja jälkeen toimintaan osallistumisen. Tämäkään ei takaa sitä, onko mahdollinen positiivinen muutos johtunut nimenomaan toimintaan osallistumisesta, mutta antaa enemmän tietoa kuin pelkästään toiminnan päätteeksi tehty tiedon kartoitus.

Seuraavassa on erilaisia työkaluja palautteen keräämiseen kohderyhmiltä. Tietoa toiminnasta voidaan kerätä kohderyhmiltä monin eri keinoin (kyselyt, ryhmähaastattelut, yksilöhaastattelut, havainnointi). Lomakkeita ja haastattelupohjia on ARTSI:ssa kehitetty ajatellen erilaisia järjestöille tyypillisiä toimintamuotoja. Valitsemalla sopivia lomakepohjia ja muokkaamalla niitä oman järjestön toimintaan ja kohderyhmille sopiviksi, saat kattavasti kerättyä tietoa arviointia varten kohderyhmien näkökulmasta.

 

Ryhmän palautekysely

Ryhmän palautelomakkeen avulla voi kerätä tietoa kohderyhmällenne järjestetystä ryhmätoiminnasta. Lomake soveltuu esimerkiksi vertais- tai muuhun ryhmätoimintaan. Tiedot kannattaa kerätä ryhmässä esim. kauden päätteeksi syksyllä ja/tai keväällä.

ARTSI ryhmän palautekysely

Neuvontapalvelun palautekysely

Neuvontapalvelu-lomakkeen avulla voi kerätä palautetta neuvonta-/tukipalvelusta. Palautelomakkeita ja palautuslaatikon voi jättää vastaanottotilan ulkopuolelle, tai pyytää asiakasta täyttämään lomakkeen käynnin aikana. Tarvittaessa työntekijä voi myös kysyä kysymykset suullisesti ja merkitä vastauskset lomakkeeseen asiakkaan puolesta. Jos neuvontakäyntejä tai puheluita on paljon, palautetta voi myös kysyä otoksena.

Artsi neuvontapalvelun palautekysely

Tapahtuman palautekysely

Tapahtuma-lomakkeen avulla voi kerätä tietoa kohderyhmältä erilaisista tapahtumista ja tilaisuuksista. Kysely kannattaa suorittaa heti tapahtumassa joko sähköisenä tai paperilla. Mitä pidempään tapahtuman jälkeen kuluu aikaa, sitä huonommin vastauksia todennäköisesti tulee.

Artsi tapahtuman palautekysely

Koulutuksen palautekysely

Koulutus-lomakkeen avulla voi kerätä tietoa kohderyhmältä erilaisista koulutuksista ja valmennuksista. Kysely toimii niin yksittäisen koulutuksen jälkeen kuin pidemmän valmennuskokonaisuuden päätyttyä. Kysely kannattaa suorittaa heti koulutuksen päätyttyä joko sähköisenä tai paperilla. Mitä kauemmin koulutuksen jälkeen kuluu aikaa, sitä huonommin vastauksia todennäköisesti tulee.

Artsi koulutuksen palautekysely

Kohtaamispaikkakysely

Kohtaamispaikka-lomakkeen avulla voi kerätä tietoa järjestämästänne kohtaamispaikkatoiminnasta (olohuone/toimintakeskus jne.). Kysely kannattaa tehdä kerran tai kaksi kertaa vuodessa. Tällöin voi esim. kaksi viikkoa pitää lomakeita näkyvillä ja kannustaa ihmisiä vastaamaan. Sähköinen mahdollisuus (esim. padi) on hyvä olla olemassa. Joskus voi olla myös tarpeen, että esim. opiskelijat haastattelevat kävijöitä ja täyttävät lomakkeen heidän kanssaan.

Artsi kohtaamispaikkakysely

Tehtävä 3: Lomakkeiden ja muiden tiedonkeruun menetelmien työstäminen

Laadi seuraavaksi arviointisuunnitelman mukaisesti tarvittavat työkalut (kyselylomakkeet, haastattelupohjat jne.) kohderyhmäpalautteen keräämistä varten. Käytä apuna tässä luvussa esiteltyjä valmiita ARTSI-lomakepohjia soveltuvin osin. Jos järjestöllä on jo käytössä kohderyhmille suunnattuja menetelmiä, käy huolellisesti läpi olemassa olevat lomakkeet ja niiden kysymykset. ARTSI-työkaluista voi ottaa ideoita mikäli lomakkeista puuttuu esim. hyötyjä mittaavia kysymyksiä. Muista myös pohtia kriittisesti mm. lomakkeiden pituutta, taustakysymysten tarpeellisuutta sekä yleistä selkeyttä ja houkuttelevuutta.

Testaa uusia ja päivitettyjä lomakkeita kohderyhmän edustajan kanssa ja tee vielä tarvittavat muutokset. Tämän jälkeen olet valmis ryhtymään varsinaiseen palautteen keruuseen.