Tiedonkeruu sidosryhmiltä ja vapaaehtoisilta

Kohderyhmien lisäksi myös sidosryhmien ja vapaaehtoisten näkemyksiä toiminnan hyödyistä ja kehittämiskohdista on tärkeää selvittää. Tässä osiossa pureudutaan erilaisiin tapoihin kerätä palautetta heiltä.

Sidosryhmiltä ja yhteistyökumppaneilta ulkopuolista näkemystä järjestön toimintaan

Kerättäessä palautetta sidosryhmiltä tulee ensin pohtia tarkasti, ketkä ja mitkä tahot ovat sellaisia sidosryhmiä tai yhteistyökumppaneita, jotka osaavat aidosti ottaa kantaa järjestön toimintaan. Ei siis ole perusteltua kerätä tietoa mahdollisimman usealta taholta. Tärkeintä on, että ne, jotka kyselyyn vastaavat tuntevat järjestön toimintaa.

Sähköisesti lähetettävä kysely soveltuu sidosryhmille yleensä hyvin, sillä se on vaivaton ja sidosryhmillä on usein muita kohderyhmiä paremmat edellytykset sähköiseen vastaamiseen. Sidosryhmäkyselyä suunniteltaessa tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kysely ei muodostu liian pitkäksi, mutta sisältää kuitenkin järjestön toiminnan kehittämisen kannalta relevantit osa-alueet.

Sidosryhmiltä on hyvä kysyä, kuinka he näkevät järjestön toimintamuotojen vastaavan toiminnan tavoitteisiin. Tällöin saadaan ulkopuolinen näkemys siitä, mitkä toimintamuodot näyttäytyvät oleellisina ja mitkä eivät. Jos sidosryhmän edustajat tuntevat toimintaa hyvin, voi heiltä kysyä, miten he näkevät toiminnan tavoitteiden toteutuvan järjestön toiminnassa. Tähän soveltuu hyvin esim. kyselylomakkeen väittämäpatteristo. Sidosryhmiltä tulee muistaa kysyä myös heidän näkemyksiään siitä, mitä hyötyä järjestön toiminnasta on kohderyhmälle ja mitä kehitettävää toiminnassa olisi.

Jos kyselylomakkeeseen on haastavaa saada riittävästi vastauksia, voi tiedon sidosryhmiltä kerätä myös vaihtoehtoisesti esimerkiksi puhelinhaastatteluilla tai ryhmähaastattelulla yhteistyötapaamisten yhteydessä.

Palautteen kerääminen verkostotapaamisen tai palaverin yhteydessä

  • Suullinen palaute: Sidosryhmien edustajilta ja yhteistyökumppaneilta saa usein suullista palautetta myös ilman muodollista palautteenkeruuta. Suullisesti saatu palaute on tällöin hyvä kirjata ylös mahdollisimman pian, jotta se on myöhemmin hyödynnettävissä (ks. suullisen palautteen keräämisen työkalu osassa 2)
  • Verkostotapaamisesta voi käyttää osan arviointikeskusteluun, jossa käsitellään esimerkiksi olemassa olevia yhteistyömuotoja ja niiden mahdollista kehittämistä. Teeman voi valita tapauskohtaisesti niin, että käsitellään yhtä tai kahta keskeistä aihealuetta.
  • Keskustelun pohjaksi sidosryhmä- tai verkostotapaamiseen voi viedä myös yhteenvetoa mahdollisesti aiemmin toteutetusta sidosryhmäkyselystä.

Sidosryhmäkysely

Sidosryhmäkyselyn avulla voi kerätä tietoa järjestön sidosryhmiltä ja yhteistyökumppaneilta. Kyselyn voi toteuttaa esimerkiksi kerran vuodessa sähköisenä kyselynä tai paperilomakkeena jonkin sidosryhmien kokoontumisen yhteydessä.

ARTSI sidosryhmäkysely

Sidosryhmähaastattelu

Toisinaan sidosryhmiltä ja yhteistyökumppaneilta voi olla vaikea saada palautetta kyselyn avulla. Tällöin haastattelu on parempi keino kerätä palautetta. Yhteismitallisuuden vuoksi on tärkeää, että jokaisessa haastattelussa (etenkin jos on useita eri haastattelijoita) on sama rakenne. Tämä lomake toimii runkona yhteistyökumppanien haastatteluille.

Artsi sidosryhmien haastattelurunko 2019

Vapaaehtoisilta järjestön toimintaa koskevia kehittämisideoita

Vapaaehtoiset muodostavat monen järjestön selkärangan ja mahdollistavat järjestön toiminnan jatkumisen. Niinpä järjestöissä tuleekin kiinnittää erityistä huomiota vapaaehtoisten jaksamiseen ja tukemiseen sekä heidän osaamisensa kehittämiseen. Palautteenkeruun avulla voidaan saada tietoa järjestön vapaaehtoistyön kehittämiseen. Vapaaehtoiset antavat usein myös hyvin perusteltuja koko järjestön toimintaa koskevia kehittämisideoita.

Useat järjestöt järjestävät vapaaehtoille koulutus-/kehittämispäiviä. Näissä tapahtumissa on luontevaa kerätä palautetta joko kyselyn, haastattelujen tai yhteisten kehittämistyöpajojen yhteydessä. Vaihtoehtoisesti voi lähettää kyselylomakkeen postitse tai sähköisesti. Järjestön vapaaehtoistyöstä vastaava työntekijä pitää yhteyttä vapaaehtoisiin pitkin toimintavuotta, ja näissä keskusteluissa saatu suullinen palaute on jälleen tärkeää dokumentoida systemaattisesti.

Taustatietoja kysyttäessä on sukupuolen ja iän lisäksi usein mielekästä kysyä, mitä kautta vapaaehtoinen on kuullut järjestön toiminnasta ja mikä sai hänet kiinnostumaan vapaaehtoistyöstä juuri kyseisessä järjestössä. Jos järjestössä on useampia vapaaehtoistyön muotoja (ryhmien vetäminen, puhelinpäivystys jne.), tulee vastaajilta kysyä, mihin toimintaan he ovat osallistuneet ja kuinka usein.

Järjestöt tarjoavat vaihtelevasti tukea vapaaehtoisille (perehdytys, koulutus), joten on hyvä kysyä vapaaehtoisten arviota asiasta. Vapaaehtoistoiminnan organisoinnista on tärkeä kysyä, jotta järjestö voi tukea vapaaehtoisia mahdollisimman hyvin heidän tärkeässä työssään. Oleellisesti vapaaehtoistyön organisointiin liittyy myös järjestön viestintä vapaaehtoisille. Vapaaehtoisilta voi kysyä myös sitä, kuinka he kokevat oman vapaaehtoistyönsä: mitä he itse saavat vapaaehtoisena toimimisesta?

Myös vapaaehtoisilta tulee kysyä näkemyksiä toiminnan keskeisistä tuloksista ja vaikutuksista. Tätä voidaan kysyä joko avokysymyksenä tai hyödyntää tavoitepatteristoja. Vapaaehtoisilta saa myös usein paljon hyviä ideoita järjestön toiminnan kehittämisen tueksi.

Vapaaehtoiskysely

Vapaaehtoiskyselyn avulla voi kerätä tietoa järjestön vapaaehtoisilta. Kyselyn voi toteuttaa esimerkiksi kerran vuodessa sähköisenä kyselynä tai paperilomakkeena jonkin vapaaehtoisten kokoontumisen yhteydessä.

ARTSI vapaaehtoiskysely

Vapaaehtoishaastattelu

Myös vapaaehtoisia haastatellessa on yhteismitallisuuden vuoksi tärkeää, että jokaisessa haastattelussa (etenkin jos on useita eri haastattelijoita) on sama rakenne. Tässä yksi vaihtoehto haastattelupohjaksi. Haastatteluja voi tehdä puhelimitse tai kasvokkain. Haastattelutilannetta voi ajatella myös kehityskeskusteluna vapaaehtoisen kanssa, eikä pelkästään yksipuolisena haastatteluna.

Artsi vapaaehtoishaastattelu

Tehtävä 4: Laadi sidosryhmille ja vapaaehtoisille suunnatut tiedonkeruun menetelmät

Laadi arviointisuunnitelman mukaisesti tarvittavat työkalut (kyselylomakkeet, haastattelupohjat jne.) palautteen keräämiseen sidosryhmiltä ja vapaaehtoisilta. Käytä apuna tässä luvussa esiteltyjä valmiita ARTSI-lomakepohjia soveltuvin osin. Käy myös huolellisesti läpi olemassa olevat lomakkeet ja niiden kysymykset ja varmista jälleen, että mukana on myös hyötyjä mittaavia kysymyksiä. Muista myös pohtia kriittisesti mm. lomakkeiden pituutta, taustakysymysten tarpeellisuutta sekä yleistä selkeyttä ja houkuttelevuutta.

Testaa uusia ja päivitettyjä lomakkeita ulkopuolisen henkilön kanssa ja tee vielä tarvittavat muutokset. Tämän jälkeen sinulla tulisi olla koossa tarvittavat menetelmät palautteen keruuseen ja voit siirtyä tarkastelemaan toimintaa ja tuloksia työntekijöiden näkökulmasta.